使用知识库
如何创建企业空间和知识库？
在 **Knowledge ** 中，支持创建 企业空间 和 知识库 的功能。在指导如何创建之前，需要先清楚以下概念：
- 我的空间 中无法再创建空间，只能创建 知识库，内置的有一个默认知识库
- 企业空间 下还可以创建不同的 空间，在这些创建的空间下，才可以再创建 知识库
下表为 “我的空间” 和 “企业空间” 在创建空间和知识库方面的对比：
| 我的空间 | 企业空间 | |
|---|---|---|
| 空间 | ✅ | |
| 知识库 | ✅ | ✅ |
| 文件夹 | ✅ | ✅ |
如何新建企业空间？
清楚上述概念后，就可以正式开始 企业空间 的创建了。
💡 提示：创建企业空间需要相关的 空间创建权限，在创建之前请确保您具有此权限。
创建企业空间步骤：
- 首先导航到 “设置 -> 知识管理 -> 企业空间”，点击企业空间旁的 “⚙️”
- 在弹出的企业空间页点击 “新增”
- 输入企业空间的 编号、名称、图标、描述、排序 等信息，点击 “保存”，即可成功创建企业空间 （图中以创建“测试企业空间新建”为例）
如何新建知识库？
💡 提示： 在个人空间创建知识库不需要相关权限
我的空间创建知识库
在我的空间创建知识库步骤如下：
- 首先导航到我的空间概述页，点击“新建知识库”
- 填写知识库名称及描述，点击“确定”，即可成功在个人空间创建知识库 （图中以创建“测试知识库”为例）
企业空间创建知识库
💡 提示： 创建企业空间知识库时需要相关权限，创建之前请确保您具有创建权限。
创建企业空间的知识库步骤如下：
-
首先导航到“设置->知识管理->企业空间”，进入新建知识的所在的企业空间
-
点击知识库右侧“新增”
-
在弹出的创建知识库页面输入知识库的名称、密级、描述等信息，点击“确定”，即可创建成功
- 密级：默认密级有两种，分别是public和Highly confidential
- 存储配额：0-1GB
- 文件大小限制：支持自定义知识库上传文件大小
- 文件支持格式：支持自定义知识库文件支持格式
💡 提示：自定义上传文件大小及文件格式后，如果上传的文件不符合限制，则系统会予以提示
如何进行知识库空间设置？
💡 提示：知识库空间设置需要有企业空间的管理权限，在修改知识库设置前，请确保您具有此权限
知识库空间设置可从多个入口打开：
- 企业空间的知识库概述页，在知识库卡片点击“✏️”即可打开
- 进入知识库以后页面右上角点击 知识库设置 按钮即可打开
- “设置->知识管理->企业空间”，选择要编辑的知识库，点击右侧“···”，选择“设置”即可打开
常规设置
知识库常规设置就是创建知识库时填写的信息，包括知识库名称、类型、密级、描述、存储配额、文件限制大小、文件支持格式。
文件设置
索引方式：
- 基础解析：适用于通用的文本识别，文件不包含表格和图片时选择基础解析
- OCR智能解析：调用联入模型处理文档，适用于包含大量表格的文档
分段模式：
- 语义分段：采用大模型进行语义分段可以提升分段准确性，但相应地也会消耗更多的 tokens
- 细分模式：文本先按照最大1024字符切分，再将每个片段内按200字符细分，每个小段都拥有独立索引
- 自定义模式：用户可自定义每片的最大字符数，例如设置为500，则每500字符切分为一片
检索设置：
- 文件预览：控制知识库中的文件（文档、图片、视频、音频）是否支持在线预览
- 文件索引：设置知识库中各类资源（文档、图片、视频、音频）是否加入全局搜索索引。关闭后，对应资源将无法通过关键词检索到。
文件摘要生成：自动为知识库中的文档生成内容摘要，便于快速浏览核心信息。关闭后，新上传的文档将不再自动生成摘要。
元数据
元数据（Metadata）是用于描述数据的数据，例如文件的大小、名称、位置等信息。在 SERVICEME 中，元数据用于增强文件管理和知识库检索的能力。
元数据在 SERVICEME 中的作用
文件级元数据：
- 上传文件时，系统自动保存基本元数据，如 文件大小、名称、存储位置 等。
- 用户可以自定义元数据，例如 标签、类别、上传者 等，以便更精准管理文件。
- 检索知识库文件时，可基于元数据筛选，提高搜索命中率。
知识库级元数据：
- 知识库本身也可配置元数据，如 主题、行业类别、权限信息 等。
- 通过知识库元数据，可实现更高级的分类和检索，提高知识管理效率。
成员管理
所有者：知识库所有者拥有这个知识库的所有权限，包括管理、编辑、访问权限
编辑者：知识库编辑者有权操作文件全部功能，比如上传、删除文件等操作。
访客：访客只能查看知识库内容，无法对知识库内容做任何修改。
- 可以通过角色管理成员权限，但角色权限页面只有管理员才可访问
- 通过角色管理成员权限具体操作见下文“如何通过角色管理知识库成员权限”
如何通过角色管理知识库成员权限？
在了解如何通过角色管理知识库成员权限之前，需要了解三个概念：角色、用户授权、功能授权
- 角色：角色有管理员创建，可根据不同的场景创建不同的角色
- 用户授权：角色创建后可以将用户添加到这个角色里，也可理解成为某个用户赋予了某个角色
- 功能授权：角色的功能授权是指这个角色可以拥有什么功能
💡 提示：由上可知：功能授权+角色授权=为某个用户授予某个权限
⏳ 具体举例：为 DemoUser 授予 Demo 知识库 管理 权限
- 在角色列表右侧点击“新增”，创建一个名为“ 知识库管理 ”的新角色
- 创建知识库管理角色后，点击角色对应的“功能授权”，找到“空间管理”，在空间管理下属的知识库中找到并勾选“Demo”，点击“确定”
- 接下来将测试账号添加到这个角色里，点击对应角色后的“用户授权”，根据测试账号的组织找到并勾选DemoUser，点击“确定”
- 以上操作结束后，即可成功为DemoUser授予Demo知识库的管理权限。
如何删除企业空间和知识库？
删除知识库
删除知识库只需导航到知识库概述页对应知识库的卡片，点击卡片右下角“ 🗑️ ”，即可删除知识库，我的空间和企业空间删除方式相同。
如下图：
删除企业空间
删除企业空间需要有空间管理权限的用户导航到“设置->知识管理->企业空间”，点击企业空间旁的“⚙️”，在弹出的企业空间页选中要删除的企业空间，点击右上角“删除”，二次确认后即可删除。
如下图：
我的空间与企业空间文件相关操作对比
| 我的空间 | 企业空间 | |
|---|---|---|
| 下载 | ✅ | ✅ |
| 收藏 | ✅ | ✅ |
| 删除 | ✅ | ✅ |
| 重命名 | ✅ | ✅ |
| 重新预览 | ✅ | ✅ |
| 重新分段 | ✅ | ✅ |
| 文件属性 | ✅ | ✅ |
| 分享 | ❌ | ✅ |
| 移动至 | ❌ | ✅ |
| 复制至 | ❌ | ✅ |
| 新增快捷方式 | ❌ | ✅ |
| 标签 | ❌ | ✅ |
| 元数据属性 | ❌ | ✅ |
关于文件属性
文件属性是针对于单个文件的设置，而前文中提到的知识库空间设置是针对知识库的设置。知识库空间设置中包含文件设置内容，且这些设置可继承到文件属性中。
常规设置
- 基本信息：文件属性中的基本信息包括文件名、大小、创建人、创建时间、修改人、修改时间、位置、描述、标签。
💡 提示：只有企业空间中的文件才支持使用标签，可新增标签；个人空间 的文件不支持标签功能。
-
元数据属性：支持新增元数据，点击 “新增” 即可添加新的元数据字段。
-
任务进度：
- 预览：支持文件预览，可查看文件预览的进度，如加载异常可点击 重试 按钮重新加载。
- 文件处理：文件处理包含多个步骤，点击 “文件处理” 可查看当前处理进度及所在步骤。
文件设置
-
空间设置：文件设置默认继承空间设置，无需额外配置，如文件需要自定义设置，关闭“继承空间设置”按钮即可。
-
索引方式：基础解析、OCR智能解析
-
分段设置：默认、细分、自定义
-
检索设置：文件预览、文件索引
-
文件摘要生成：是否开启摘要、全文摘要提示词
💡 提示：以上文件设置详细情况可参考“如何进行知识库空间设置”
片段预览
-
片段预览 支持查看文件的分段情况，每个分段都带有 序号，并支持对分段内容进行 编辑。
- 编辑分段内容不会影响原文件，仅修改用于 索引和预览 的内容。
-
在片段预览界面，支持 搜索关键字，可快速定位关键字所在的分段，提升查找效率。
如何分享文件？
目前只有企业空间中的文件可被分享，分享步骤如下：
- 选中要分享的文件，例如“ 使用场景 ”
- 点击页面下方 “分享” 或点击右侧“···”
- 选择 “分享” ，在分享页选择合适的分享设置
- 点击 “确定” 即可
在分享页面选择分享方式、权限、安全设置：
-
分享方式：
- 分享给账号：将文件分享给指定人员
- 分享为链接：将文件以链接的形式分享，拥有链接的人可查看文件（分享为链接后可选择性为链接设置密码）
-
权限：
- 仅预览：只能查看文件，无法下载文件
- 预览和下载：可以查看文件，也能下载文件
-
安全设置：
- 永不过期：不勾选“过期时间”，文件分享默认永不过期
- 过期时间：勾选”过期时间“，选择过期时间
💡 提示：已被分享的文件可去 “Knowledge-分享-由我分享” 查看
文件操作
新建文件夹& 上传文件
新建文件夹：我的空间和企业空间都支持文件夹的创建。在知识库页面点击右侧 “新建文件夹”，输入文件夹名称，点击 “确定” 即可。
上传文件：在我的空间和企业空间上传文件，点击页面右上角“上传文件”，选择要上传的文件，点击“打开”，等待 索引成功 即可使用此文件。
- 文件上传有四种状态：等待索引、索引中、索引成功、索引失败
- 只有状态为索引成功的文件才能正常被预览及使用
- 需要对企业空间有编辑权限才可新建文件夹或上传文件，在操作前请确保拥有相关权限
移动&复制文件
移动/复制文件：选中要移动和复制的文件，点击右侧 “···”，选择“移动至”/“复制至”，选择要移动或复制的位置，点击 “确定” 即可。
- 我的空间的文件不支持移动和复制，只有企业空间的文件支持移动和复制。
- 并且企业空间的文件的移动和复制只能在同一个知识库里操作。
下载&重命名文件
- 下载&重命名具体示例如下：
- 选中“Azure - Compliance Offerings (September 2024).pdf”文件
- 点击右侧“···”或点击页面下方“下载”/“重命名”
- 点击“下载”后即可完成下载，点击“重命名”后填写新的文件名，点击“确定”即可
收藏文件
- 收藏文件具体示例如下：
- 选中要收藏的文件
- 点击右侧“···”
- 选择“收藏”，收藏成功后，页面上方将提示“添加收藏列表成功”
- 收藏成功后收藏文件列表中支持取消收藏
💡 提示：我的空间和企业空间的文件都支持收藏，收藏后的文件可去“Knowledge->收藏”中查看。
收藏文件操作：
文件收藏列表：
新增快捷方式
新增快捷方式时，支持将快捷方式添加到所有企业空间，选择对应的企业空间及知识库即可。
- 添加快捷方式具体示例如下：
- 选中要添加快捷方式的文件
- 点击右侧“···”
- 选择“新增快捷方式”
- 选择快捷方式的位置
- 点击“确定”，即可成功创建“安全技术公开课”文件的快捷方式
预览文件
文件上传并且索引成功后，会有一个预览的流程，状态为预览成功即可查看预览。
预览页面上方可以查看文件总结、脑图、大纲、对话。（AI摘要）
重新预览&重新分段
选中文件后会出现“重新预览”和“重新分段”的按钮。
-
重新预览可刷新文件显示效果，确保内容呈现符合预期
-
重新分段用于调整文件结构，让段落或片段划分更合理，优化内容组织逻辑
什么是QnA？
企业空间具有QnA功能，当助手检索到 QnA 中的问题时，会直接给出预设答案，而非依赖联网问答。 这有效避免了因网络信息繁杂导致的答案不准确、不统一等问题，确保回复内容精准契合企业需求和规范。
QnA 支持依据企业空间、问题、答案等多维度进行检索，能快速定位所需信息，极大提高了信息查找效率，便于企业员工快速获取准确知识，加速业务流程。
QnA相关操作
导入QnA
QnA有两种上传方式，其中一种是导入QnA，导入QnA支持批量导入，适用于QnA数量较多时。
导入QnA的具体操作步骤：
-
进入企业空间知识库，打开QnA界面
-
点击右侧“导入”按钮，弹出导入页面
-
可以选择“下载模板文件”，补充模板文件，需要填写企业空间、问题、答案（企业空间指企业空间下知识库名称）
-
模板文件补充完后，再次按上述步骤进入导入页面,点击“上传文件”，选择刚才补充的模板文件
-
文件的信息会自动预览，确认无误后，点击右侧“开始导入”
-
等待后显示导入成功
💡 提示：仅导入新增的QnA，问题和原有QnA重复的会跳过处理。
新增QnA
QnA有两种上传方式，另一种是新增QnA，新增QnA时一次只允许添加一条。
新增QnA步骤如下：
-
进入企业空间知识库，打开QnA界面
-
点击右侧“新增”按钮，进入新增界面，左侧为问题界面，右侧为答案界面
-
在问题侧，选择QnA所在知识库名称
-
点击“新增”按钮，可以添加多个问题
-
在答案侧，输入答案，答案的输入支持文字、链接、图片、视频等
-
答案和问题输入完毕后，点击“保存”，QnA新增成功
💡 提示：新增时添加多个问题，这多个问题的答案都只有一个，即右侧答案页输入的答案
- "答案"包含了富文本的样式标签，建议整体限制在 2000 个字符以内，这将有利于 AI 回复。
- 插入视频，需为嵌入式代码，例如
<iframe src="//player.bilibili.com/player.html?aid=535563667&bvid=BV1jM411S74q&cid=1322473540&p=1" scrolling="no" border="0" frameborder="no" framespacing="0" allowfullscreen="true"> </iframe>。
审核QnA
QnA 审批流程是为了确保知识库内容的准确性和规范性。该流程主要针对非管理员提交的问题和答案，确保内容经过管理员的审核后再进入 QnA 库供普通用户查看。管理员提交的内容则无需审核，直接生效。所有待审核的问题将自动排列在列表顶部，便于管理员优先处理。
QnA审批状态：待审核、已入库、拒绝
- 待审核：提交的问题和答案自动进入“待审核”状态，等待管理员的审查和处理
- 已入库：管理员审核并同意后，问题和答案进入 QnA 库，普通用户可查阅。
- 拒绝：若内容不符合标准，管理员可选择拒绝，拒绝的内容不会对普通用户显示，但会保留在系统中供后续审查。
QnA审批操作：同意、拒绝、批量操作
- 同意：管理员对符合要求的内容执行同意操作，使其进入 QnA 库，已同意的QnA无法再进行拒绝操作。
- 拒绝：对不符合标准的内容，管理员可以选择拒绝。
- 批量操作：支持管理员多选待审核内容进行批量同意处理。
导出QnA
目前支持导出QnA，可以导出本页，也可以导出全部QnA。
导出QnA具体步骤如下：
- 在QnA页面，点击右侧“导出”
- 选择“导出本页”或“导出全部”
- 导出后可去本地默认位置查看文件
